為什么你的項目總是延期？

公司有個項目需要你來完成，老板讓你給出個完成時間。當給出了項目完成的時間線后，你的老板會可能會將其分解為若干步驟，就像你之前所做的那樣，然后分析每一步的完成時間，最后將這些時間加起來作為整個項目的時間線。不過，這樣做就能確保項目按時交付么？SketchDeck團隊對此給出了自己的 答案 。

雖然這是估算多步驟項目時間線最常見的方式，但如果考慮到項目中相互依賴的過程，你會發現這么做簡直就是一場夢魘。這也佐證了為何有如此之多的項目沒有在截止日期前完成，因為這些項目的截止日期根本就是不切實際的。

在SketchDeck，團隊通過其按需服務交付了70,000小時工作量的項目。一開始，他們發現設定過于簡單的時間線（僅僅將項目中每一步的平均完成時間加起來）會低估項目的總完成時間。實際上，設定基于平均完成時間的時間線會將項目的實際完成時間低估67%左右。對統計數字的錯誤理解是導致很多項目延期的重要原因。

我們從70,000+小時的設計項目中學到了什么

設計項目通常是個多步驟過程。項目（比如說設計Logo、展示、網站等等）是通過一個個步驟來完成的：設計師一開始會做個小樣，然后設計一個初稿，最后才是終稿。設計師與客戶會對設計的每一步進行反復的溝通與討論，直到客戶對當前設計完全滿意了才會進入到下一步。有時，這需要花費很長時間。客戶可能需要很長時間（從幾天到幾個月不等）才會同意一個步驟。你的公司的流程可能就像是這樣。

不過，與大多數公司不同的是，我們會精確度量每一步的平均完成時間（“樣本”、“草稿”、“最終校正樣張”）。這樣，我們就可以將每一個這樣的步驟的平均完成時間加起來得到項目總的時間線。

不過在實際操作過程中我們發現，自己還是低估了項目的持續時間。為了說明這一點，我們分析了成千上萬的客戶/設計師交互流程。對于每個項目來說，我們可以計算出這個看似合理的“基于中位數”的估算方法所預測的完成時間。然后再來看看項目的實際完成時間是多少。

對于多步驟項目來說，這種方法將項目從開始到結束的時間線平均低估了67個小時。如果看一下具有3個或更多步驟的項目，你會發現這個數字會增加到81個小時。有67%的項目都比基于中位數的估算時間要晚。

如果通過將項目中所有步驟的平均完成時間累加起來來估算項目的時間線，那么擁有2步或更多步驟的項目的平均估算時間是91小時左右，而多步驟的SketchDeck項目的平均實際完成時間則是155小時。

原因

人們一直都在低估時間線。研究表明，學生群體會有意且系統化地低估自己完成任務與學術項目的時間、人們也常常會比自己期望的時間晚一周來郵寄自己的納稅申報表。大量的人類心理學怪癖都對這個現象產生過影響。著名的心理學家 Daniel Kahneman 稱這種現象為“計劃謬論”。Kahneman認為計劃者會忽略掉類似任務所需要的時間；相反，他們會給出任務走向的理想化進程。 Kahneman觀察到 ，了解個案的人們很少會嘗試探求這個個案到底屬于哪一個統計分類。

平均的問題

對于項目的每一個步驟來說，實際完成時間超過或是低于平均完成時間的幾率都是50%。如果項目有兩個步驟，那么這兩個步驟的完成時間都超過或是低于平均完成時間的幾率就是25%。如果項目有3個步驟，那么這個幾率就是12.5%，以此類推。如果項目有6個步驟，那么其中一些步驟超過平均時間的幾率就會超過98%。

精確估算項目時間線的解決之道

為了探索并解決這個問題，我們提供了一系列互為補充的解決方案。這些方案可用于任何類型的項目管理，從圖形化設計到火箭船的構建。

根據每個步驟的分布來計算項目時間線

總體的項目完成時間實際上是個分布，這是將項目中每個步驟的完成時間分布組合起來而得到的。一旦掌握了總體項目完成時間的分布，你就會知道中位數時間是什么，以及它為何會變長。

改進所有步驟的完成時間分布

現在，我們知道了項目總體的完成時間與每個步驟的完成時間分布息息相關。你可以重點關注兩件事：讓每一個步驟更快地完成（即降低中位數完成時間），以及讓每一個步驟更加可靠。我們通過一系列手段改進了這兩點：

• 流線化內部流程（比如說，誰提出來誰來做，而不是等待別人完成）
• 更短的內部截止日期，從而為客戶提出的截止日期預留出足夠多的緩沖期
• 根據時區來調度任務，減少協作者之間的延遲
• 及時通知客戶，加快其響應速度

當項目延期時，有選擇地改進步驟的完成時間分布

既然總體的項目時間線是由每個步驟構成的，因此改進其中一些步驟的完成時間分布會對項目時間線產生積極影響。歸功于我們對項目數據所做的細粒度監控，我們能在延期時立刻做出反應，從而讓項目管理團隊能給予一些支援。我們發現在專門的項目管理時間上多花一小時能夠極大地減少中位數完成時間。

希望你的截止日期能夠更加精確

不切實際的截止日期對任何人都是無益的，半斤八兩的管理手段是非常危險的。如果有數據，那就請好好利用。對于時間線來說，2+2并不一定等于4。也就是說，一個步驟要花費2小時，另一個步驟也要花費2小時，但兩個步驟加一起可能根本就不是4小時。如果你認為就是4小時，那結果就會陷入到“過于樂觀”的泥潭中，這與完全沒有數據作為支撐的估算沒什么兩樣。