給 OmniFocus 新手進階的十條建議

不可否認 OmniFocus 有一定的上手門檻，但是越熟悉就會獲得約好的體驗。在這個過程中，了解別人的使用習慣作為參考會有所幫助。這篇讀者投稿給出了新手進階的 10 點建議，在建議之后還附上了非常詳細的實際例子，希望給正在摸索 OmniFocus 的朋友有所幫助，同時也歡迎其他使用者投稿分享自己的使用心得。

自從去年 10 月份用 OmniFocus 以來已經半年有余，也在各個渠道分享過自己對于 OmniFocus 的看法，包括之前在少數派的投稿 《談談我怎樣使用 OmniFocus 度過一天》 。很多人都曾跟我在微博上交流過，我發現其中很多人對使用 OmniFocus 有一種畏懼感，我其實也經歷過這個過程。

當我剛剛對 GTD 這個概念產生興趣并進行實踐的時候，我也嘗試了很多軟件，最開始的時候我是不喜歡 OmniFocus 的，除了上手麻煩之外，軟件 UI 也做得不夠 Things 等美觀，但正如一句話所說：不要從外表上去判斷一個人。現在我是一個非常喜歡 OmniFocus 的人了，也對 OmniFocus 有了新的認識，對于新手來說，最重要的是多多嘗試，說白了還是：無它，但手熟爾。為了讓讀者能快速瀏覽一遍十條建議，本文分為上下兩部分，上半部分為簡 介，下半部分為實例模擬。下面是我對新手希望更有效率使用 OmniFocus 的建議：

1. 多使用 defer dates

defer dates 可以把任務推遲到未來的某一天某個時間點開始，也就是說直到那個時間之前，我在軟件一般是看不到的。這樣有個好處，就是當任務一多的時候，你永遠只會看見 與你現在的狀況最相關的，而不會被海量的任務和提醒迷惑。除非某個任務一定有截止日期，否則請多考慮使用 defer dates。

2. 多思考怎樣使用透視這個功能（需內購）

透視，說白了就是讓你用一個特定的角度去看你的 OmniFocus 包含的任務，我之前的文章中分享過我自己使用的自定義透視，如果覺得過于復雜，有另一個例子就是你可以使用透視來過濾出你的 context ，比如你有 @phone，@work，@travel，@home等幾個 context，那你就可以自定義一個透視把 @phone 與 @work 過濾出來，那以后你工作的時候直接看這個透視就好了，你也不會看見其他影響你的內容。

3.熟悉軟件自帶快捷鍵

使用 mac 版的童鞋，多熟悉一下軟件自帶快捷鍵，多多去嘗試不同組合，這會在一定程度上節省時間。

4.學習配合其他效率應用使用

OmniFocus 可以配合 alfred ，popclip 與 keyboard maestro 等效率軟件一起使用，這也可以去多想想有那些可以加進自己的效率系統來，以節省應用之間跳轉的時間。

5.精簡自己的 context

我一開始使用的時候，根據 GTD 的建議，設置了各種 @home，@work，@phone，@errand，@office，@school 等等包含了地點、工具和人物的各種 context，這樣做可以，但是實際上有一大半的 context 我自己是不會實用的。現在我只有很少的一些 context ，主要的只有三個 @！，@！！和 @！！！ 來區分完成任務所需花費的腦力與體力。

6.設置 mail drop

設置自己的 mail drop。這個功能可以讓你真正做到郵箱的 zero inbox。任何郵件里面需要待會處理的內容，轉發給自己的 mail drop 郵箱地址，就會出現在 OmniFocus 的 inbox 里面，這是一個很方便的功能，尤其是你工作的電腦是 PC 的時候。

7.只把行動管理放進 OmniFocus

請僅僅把要做的事情放在 OmniFocus 里面，遠離清單與參考類事項。比如你要去超市買什么東西，出門要帶的東西，做菜的材料這些都是清單，旅途的路線等等是參考類事項，這些我喜歡放在印象筆記 里面，以和 OmniFocus 互補，在 OmniFocus 里面放清單、參考類的任務是比較讓人困惑的事情，所以建議大家在這方面多考慮。我自己是使用 clear 這個 App 來管理清單類的事項，印象筆記來管理參考類。

8.精簡任務描述

輸入任務的時候，最好是精簡為 動作 + 名詞，以便你下一眼看到它的時候可以瞬間知道該做什么，其他輔助性的材料和文字請放進備注里面。

9.使用 OmniFocus 跟進習慣養成

OmniFocus 是很好的習慣跟進 App。我自己設置了一個 Ritual 文件夾專門對每天、每周、每月、每年的事情作為回顧，里面都是我希望培養的習慣。這類任務都是 defer again every day，所以并不會出現很多紅點提醒我打勾完成的情況，我傾向于這種最輕量級的提醒。

上面是我希望大家能在進階路上逐漸理解的十條建議，寫得很簡潔，這是因為對于 OmniFocus 這個 GTD 軟件來說有很多設置上的可能性，有些人喜歡了解別人的思路后自己去鼓搗，有些人希望能看到更詳細的例子，本文的下半部分就是為了這些讀者準備的（以下截圖 均以 mac 版為例）：

defer dates 的相關問題

如圖所示，設置之后在任務的右半邊可以看到 defer until tomorrow 的字樣，這樣設置之后在我主要的 預測視圖（forecast，軟件自帶）、今日視圖（today，自定義）、計劃視圖（plan，自定義）里面都看不到這個動作了，這是因為大多數的透視 里面 Filter by availability 默認選項都是 available，如圖（這也是我推薦大多數情況下用的選項，另一個是 remaining ，如果選擇 remaining 這個可以看到被 defer 的任務）。

另一個問題是，defer 了之后怎么辦，關鍵時刻我都找不到這個任務了？這個問題我是這樣解決的，三個方法：

• 第一就是給真正重要的任務設置個截止日期，這樣可以在系統自帶的 forecast 預測視圖里面一直看得到，方便提前準備。
• 第二就是給這個任務一個小旗標（flag）變成橙色，當任務被推遲的時間到了的時候，在我自己使用的今日視圖里面以及系統自帶的 flagged 視圖就可以看得到了。
• 第三就是我一直在使用的方法，就是給任務打勾標記完成的時候，我主要就是看 forecast 預測視圖，培養了這個習慣之后就不太可能忘記看到某個任務。

怎樣入手自定義透視？

前文我說的建議是，你入手的第一個透視應該是最簡單、最直觀、最需要的透視，而不應該去追求復雜的設置（除非有可以直接搬來用的別人已經實踐過的設置），所以我推薦大家第一個透視從自己的 context 入手。自定義透視的設置界面如圖：

其中各個設置選項我簡單介紹一下：

• Project Hierarchy 比較容易理解，軟件上有介紹，簡單說就是邊欄到底是按文件夾與項目分類，還是按照 context 分類，這個按自己喜好就好，以前 iOS 版本還不是通用版的時候，如果不選擇 Don't use project hierarchy 在手機里面就無法同步這個自定義透視，現在已經不會了。
• Presentation 是指主面板展示動作的方式，Group actions by 是指一堆任務放在那，是隨便放一塊（也就是默認的 ungrouped）、還是同一 context 的放一塊、還是按文件夾分類啊這些意思，Sort actions by 這個比較有意思，這是說你前一步分類組合了之后，這個組合該按什么順序排列呢，是按被推遲的日期前后（defer date）排列，還是有沒有被標注為旗標（flagged）排列。
• Filtering 是比較主觀的一個選項，但也很強大，主要要使用的就是 by status 和 by availability 這兩個，status 可以選擇是任意一個（any status）、快截止的任務（due soon）還是其他，這個可以按自己需要選擇。而 availability 這個我基本就使用 remaining 和 available 這兩個，區別就在于 remaining 會顯示被推遲的任務，這個如果有需要的童鞋請多注意。
• Focus 是指你經過前兩個設置之后留下來的任務，都還是大浪淘沙，你可能只想看到某幾個項目或者某個特定項目的任務，其他不想看到，那你可以在這邊的 Focus 里面選擇一下你希望看到的項目，添加進來。
• Sidebar Selection 就是我們將要使用的一個東西。進入 context 界面，隨便點一個你想要重點關注的 context，你會發現 add current sidebar selection 被激活了，你可以添加無數個 context 混合著用，在這里我選擇的是 @！！！ 這個 context，代表我需要花費大量精力的任務，我還打算添加 @Home 這個 context ，這代表什么意思呢，就是以后我在家里并且很有精力要做事情的時候，我就點開這個自定義透視，看看我現在能做什么事情。

這種跨 context 的組合能出現很多玩法，純粹看你的 context 是怎么設置的，如果你是喜歡把 context 分類還分比較細的用戶，那這種自定義透視還是很能幫到你忙的，如果你是不怎么用 context 的人，那你的自定義透視還得在上面的其他選項設置中多下功夫，這里就先舉最簡單的例子。

關于快捷鍵

什么？從來不用快捷鍵？這可不對，能省好多時間呢，比鼠標快多了。最簡單的例子就是 Quick Entry Shortcut 得設置一下，我這里是默認的，在偏好設置第一頁：

這個快捷鍵在你的 OmniFocus 軟件在后臺的時候，可以快速彈出輸入動作的小窗口方便記錄。另一個我常用的快捷鍵是在自定義透視那里，如果你是一個常常要看某一個透視的人，不用想了趕緊去設置快捷鍵。設置的地方在這里：

Alfred 和 Keyboard Maestro 怎么加進工作流？

我也是小白用戶，我只是用最簡單的用法，不會高級用法，還請各位高手多多包涵（ Popclip 我用的比較少，但有相關的 extension，這里就不舉例了）。

Alfred 我主要是使用下載的一個命令，挺好用的，之前說到按快捷鍵可以激活 Quick Entry Shortcut 但是這必須建立在軟件已經打開的情況下，我不是一個很喜歡一直開著 GTD 軟件的人，所以這個 workflow 幫助我很多，每一次我要輸入新任務我只要按激活 Alfred 輸入 ofnew + 任務名稱 就會自動打開軟件的快速輸入窗口并幫我打好了字，我只需要再按一下鍵盤上的 enter 就完成了輸入，非常快捷。

Keyboard Maestro 這個軟件我主要用在兩方面輔助 OmniFocus 。 一個是打開軟件使用的快捷鍵 Option + O （各位大神請放過小弟，小弟確實用 KM6 管理快捷鍵） ，另一個是幫助我快速進入 OmniFocus 的無干擾的閱讀界面，也就設計一個快捷鍵按下去之后相當于幫我按了三個菜單鍵，如圖：

現在這種界面是不是很適合工作時候放了一個待辦事項在一邊了，我有時候會把今日視圖（Today，我自己自定義的一個透視）變成這樣放在某一邊：

context 怎樣算多怎樣算少？

我覺得 context 設置得好有兩個標準：一個是適合自己，自己看得舒服；一個是自己確實會去用，愿意去用。不在乎多還是少，我最開始使用的時候有 10 幾個 context，現在就只剩下這些：

我的系統中其他都好理解，主要是那三個感嘆號的 context —— @！，@！！，@！！！，這感嘆號多少代表了為了完成任務我必須花費的精力，也就是任務難以程度。之前我嘗試過修改為自己的 energy level，后來發覺還是按照原博的那種實踐起來好一點，畢竟判斷自己現在精力狀況如何遠不如判斷任務難易程度方便，各位可以按照自己的習性自己修改。這 個方法我是在 官網博客 上看到的（這個博客相當不錯，經常分享各路成功人士的工作流，基本上幾個月會更新一次，每一次質量很高）。

context 是很容易玩出花樣的地方，還有一個思路嘗試在這里僅僅設置四個 context 來進行四象限工作法，不過我本人對四象限工作法不太感冒，有興趣的童鞋也可以按著這個思路設置。千萬不要拘泥于 GTD 原意的 @地點、@人物、@工具 三個點，以適合自己為標準。

mail drop 如何設置？

前面也說了，mail drop 這個功能可以讓你發送郵件到特定郵箱，然后 OmniFocus 里面的 inbox 就會出現這個任務了，很神奇。設置方法如下：

首先要注冊自己的 Omni Sync Server 帳號（如果你已經使用了這個同步服務那可以跳過這一步）到這個 網址 ，先注冊一個帳號，登錄進去之后，頁面最下方那里按一下 CreateAccount，系統會自動生成一個隨機的郵箱地址，把這個地址保存好，之后你收到一封郵件需要處理，可以轉發給這個郵箱，OmniFocus 的 inbox 就會出現這個任務了。

有童鞋會問轉發之后的格式會不會亂七八糟不受控制？不會的，你發給那個郵箱地址的郵件中，主題一行會自動變成任務的名稱，郵件內容會變成備注（note），郵件支持文字、附件與簡單的 html 。

習慣、回顧類的怎么在軟件里設置？

我提供我自己的設置思路給大家，首先是回顧類，我有一個文件夾，里面裝著四個項目

然后這四個項目的設置需要好好說一下：

• 我仍然遵循不必要的截止日期不設置的方法，以 defer dates 為主，以我的 monthly review 項目為例，每個放進里面的動作，我都在設置里面設置 defer another 1 months
• 四個 review 項目對我來說都是比較重要，不希望錯過的，所以我給大多數里面的任務都打了橙色的旗標
• 我一般標記回顧類動作已經完成的地方是 forecast（預測視圖），因為這是我不會漏掉的地方，有需要的同學可以專門增加一個透視來管理這四個項目

然后是習慣培養類的設置，我比較奇葩一點，在我四個回顧類的項目的 daily action 當中，我放的一般是生活上的習慣。但有一些我自己想主動培養的習慣，比如學習啊、看書啊、攝影等等，放在那里我會覺得亂，因為思路上很容易就分出來那些是 我自己想讓自己變得更好、主動去培養的習慣，和那些長久已經形成、比較固定的習慣，所以我在這里又開了個項目，里面的動作設置為 defer another 1 day，同樣打上了小旗標，即使是每天都最好要打勾的項目，我同樣不喜歡用 due date 來束縛自己。

然后我還有專門的一個透視來管理這些我主動想培養的透視，對這個透視有興趣的可以找我上一篇文章看看具體設置，或者直接在微博上與我交流。

我省略了第 7、8、10 點建議的例子，因為這三個的例子太難舉了，也是比較有主觀性色彩的內容，加上也已經說得比較清楚，就不廢話了，我也在與大家一起進步！希望使用 OmniFocus 的讀者可以在評論區分享自己的心得，或者繼續在微博上與我交流。（微博 ID@Sugus_舒）