愛上谷歌文檔Docs的十大理由

英文原文：10 Reasons to Love Google Docs

谷歌文檔是一款神奇的應用，它是一個基于云端的文字處理器，擁有非常強大的編輯功能，同時還有許多其他文字處理軟件所沒有的功能，本文就列舉了讓你不得不愛上谷歌文檔的 10 大理由。

1. 實際工作時可以脫機訪問

可能我了解得不多，但據我所知，其他云文字處理器的離線功能往往是亂七八糟的。有時我甚至都無法輸入內容。并且，還需要很多時間來保存應用程序。

但是，谷歌文檔不會錯過任何一個節拍，當 Wi-Fi 關閉的時候。它會流暢地從在線模式轉換到脫機模式——仍然允許你創建新的文檔，并在現有的文檔上編輯。一旦你重新連接到互聯網，還能同步所有的改變。

要想啟用脫機訪問，先找到齒輪圖標，單擊 settings（設置），勾選 Offline（離線）旁邊的小框。

2. Research 工具

Research 工具通過利用谷歌的力量，可以讓你執行各種任務。

該工具采用內嵌于谷歌搜索對話側邊欄的形式。你既可以搜索所有，也可以限制結果例如為圖片、學術文章和引用等條件。然后，只需輕輕一點，就可以將它們插入到文檔中。大多數的結果還會有一個引用按鈕，可以用來創建腳注引用。

如果你需要找快捷方式，右鍵單擊一個單詞，選擇 Research，自動調動 Research 條和執行網絡搜索。你也可以選擇 Define （定義）自動搜索詞典。

3. 查找和插入鏈接

谷歌文檔不喜歡多瀏覽器標簽，所以它允許你查找并直接從文檔中插入鏈接。

你既可以右鍵單擊文檔的任意位置并選擇 Link（鏈接），也可以單擊 Insert（插入）菜單選項卡，然后選擇 Link。當你輸入查詢到鏈接對話框時，它會產生一個來自谷歌的鏈接列表。

4. 安裝附加組件

通過與第三方軟件的合作，谷歌文檔能夠提供令人印象深刻的增強，修改和擴展功能。你可以通過點擊 Add-ons（加載項）菜單選項卡，并選擇 Get add-ons（獲取附加組件）來發現整個列表。

要找到你要找的目標，你可以搜索關鍵字，或將加載項分類到不同的類別等。

我最喜歡的附加組件包括： Thesaurus, EasyBib Bibliography Creator, Open Clipart 和 UberConference

5. 創建個人詞典

比如說，Garglecopter 這個詞可能在韋氏詞典中是不存在，但它存在于你即將用到的科幻小說——描述了 Garglecopters 和 Irklegorths 兩人的外星種族之間，為了爭取資源而引發的古老斗爭。

為了說服谷歌文檔 Garglecopter 不是錯別字，你可以用鼠標右鍵單擊該單詞，然后選擇添加到個人字典。

工具（Tools）>個人字典（Personal Dictionary）也可。

6. 模板

不要被谷歌文檔的極簡美學理念所欺騙：它能提供很多狂熱的外觀。

在谷歌文檔的模板庫中滿是精心設計的新聞發布稿，發票，簡歷，通訊，求職信等模板。選擇你需要的模板，它就會作為一個新的谷歌文檔文件打開。

要訪問模板庫，可以單擊文件（File）菜單選項卡，選擇 New 并從模板中挑選你需要的那一款。

你也可以創建自己的模板，并提交供大家使用。

7. 電子郵件以及用不同格式下載

當涉及到沖突的格式時，谷歌文檔能讓用戶快速、輕松地實現文檔轉換。

要想下載文檔作為 Word 文檔（.docx）、PDF、網頁（html）等，可以單擊文件菜單選項卡，然后選擇下載（Download as）。

要想發送文件作為電子郵件的附件，單擊文件菜單選項卡，選擇電子郵件附件形式（Email as attachment），并選擇你想要的格式。

8. 保存電子郵件附件直接為谷歌文檔

你可以發送谷歌文檔文件作為電子郵件的附件，也可以保存為郵件附件，如圖像，視頻和文檔，直接從谷歌文件到 Gmail 界面。

打開包含附件的電子郵件，將光標移到附件條款。會出現兩個圖標：一個箭頭和一個谷歌文檔 logo。選擇 logo，并選擇你要保存附件的谷歌文檔文件夾。

9. 自動替換

討厭不得不手動在文章中敲打 subdermatoglyphic 這個單詞？厭倦不斷拼錯 exercise 這個單詞？

谷歌文檔的自動替換功能，允許創建自定義的快捷方式來自動填充某些單詞或詞組。

你可以點擊工具菜單選項卡，選擇 Preferences，并填寫替換表單。

例如，您可以替換 subd 為 subdermatoglyphicor 以及 xrsz 為 exercise。

10. 實時合作

也許谷歌文檔這個應用程序最最強大的功能就是，允許用戶實時文件合作。

要與合作者共享文檔的話，單擊在屏幕的右上角的 Share 按鈕，然后輸入合作者的電子郵件地址。可以指定是否允許合作者編輯、評論和查看。要訪問更多的共享設置，單擊高級選項（Advanced）。

合作時一些有用的技巧：

推薦模式——谷歌文檔提供一個編輯、查看和推薦模式。當在推薦模式下工作時，可以跟蹤所有的編輯，類似于 Word 的 Track Changes。

標簽合作者——如果你的文檔有很多合作者，那么通過標簽注釋可能更容易區分每一個人。要標簽一個人的話，只需在人名后面輸入@或+符號即可。

結論

有太多的理由能讓人愛上谷歌文檔，但這十個應該是最讓人交口稱贊的。你使用的是谷歌文檔嗎？大家一起來交流一下吧！

譯文鏈接：http://www.codeceo.com/article/10-reason-love-google-docs.html
翻譯作者：碼農網 – 小峰