說說遠程團隊協作的故事

英文原文： Stories of Collaboration in Remote Teams

        Lisette Sutherland 和 Elinor Slomba 在一起收集一些人的故事，這些人的業務模式需要依靠遠程團隊正確完成工作。故事中體現出遠程團隊如何協作，如何跨越距離的障礙，如何建立信任，如何完成任 務。即將出版的《高能協作：遠程戰地指南》一書將會講述這些故事。

        InfoQ 采訪了 Lisette 和 Elinor，請她們講講人們如何在遠程團隊中工作，他們使用何種工具協作、溝通，以及遠程團隊哪些東西。

        InfoQ：為什么人們選擇遠程團隊工作方式？

        Lisette：吸引合適的人才，將有特定技能的人聚合在一起，這是一個重要推動因素。無論小企業，大企業，還是跨國公司，都是如此。人們不必呆在一個辦公室里，要想跟有特定能力的人工作，還不需要旅行或是通勤。這樣一來，團隊可以得到來自多個工種的快速反饋。

        辦公室有潛在的社交習慣。一種工作方式對你來說高效，對我可不一定，所以大家的工作效率就被拉低到最低的平均值。如果想要讓遠程工作得以成功，就得讓大家可以用自己最高效的方式自由工作。 Elinor：不必受限于特定辦公地點，還可以降低啟動和維持商業投資的風險。遠程團隊不需要處理那么多現實問題，這也很有好處。

        面臨改變的組織，以前會外聘一個咨詢顧問，一段時間之內，就要讓一只毛毛蟲變成蝴蝶（Mike Sutton 提供了這個比喻）。然而，企業發現，要想讓一些東西穩定、持續下來，變更過程并不遵循嚴格的線性回歸方式。隨著時間不斷推移，某些遠程人員能夠為組織提供更多外部專業知識，令組織收益良多。

        如果想讓合適的人能夠長時間參與，完成有價值的事情，他們不需要掙扎于通勤路上，或者遠離自己的家庭。在全新的職場中，某些定量的改進正在發生，這在不久之前似乎還是不可能的！當然，也不是到處都如此，但確實有一些地方值得研究，成功者的故事可以讓更多人看到。

        nfoQ：遠程團隊與坐在一起的團隊之間有什么區別？

        Elinor：當然，面對面溝通還是不一樣。習慣下來也需要一定時間，但當然有其長處。有些結對的程序員喜 歡真正坐在一起，連續緊密工作幾個小時。如果用點兒腦子，只要有高速寬帶支持彼此的互動，遠程連接也可以很流暢，而且滿足個人的特定需求。比如，在會議 中，為了測試某些假設，遠程團隊成員可以立即聯系對方。要聯系一個負責業務的副總裁，與聯系開發人員或團隊其他成員沒有任何區別。

        遠程團隊的關注點在于正在創造的價值，而不是某些公司的條條框框，或是擔心流程是否符合坐在一起的經理的要求。如果對比分布式辦公環境中的可能產出，一幫人在監督之下，于固定時間出現在固定地點，天長日久，這看起來像是工業革命時期過時的廢氣遺跡。

        遠程工作會讓大家更加享受與珍惜和同事站在一起分享實際空間的機會。因為這樣的時間不多，所以人們不再將彼此的行動視為理應如此。在分布式團隊的成員看來，任何可以一起工作或者交流的機會，都應得到仔細規劃和珍惜。

        InfoQ：你們訪談了不少遠程工作的團隊，并整理成故事分享出來。是什么促使你們這么做？

        Elinor：我們都有多年遠程工作經驗，而且發現每個職場人士都要跨越某種形式的遠程距離，即使是在同一 個地方。我們希望講述這些故事，讓更多人看到這個問題，創建一個平臺，分享解決方案。每個公司和團隊，都需要組合特定于自己情形的溝通方法、個性、技術和 能力，以適應自己的遠程情況。從 IT 到藝術，跨越多個地點共同學習，我們希望讓遠程協作者和主持推動者共同發出聲音，讓優秀遠程團隊的特質得以深入展現。

        Lisette： 我們寫的這本書，將會展現針對成功遠程協作團隊的廣泛調查結果。不過，我們在構建的社區要更廣泛。這個空間充滿活力，人們在嘗試許許多多不一樣的東西。我們希望能夠促進對話，讓人們彼此相識，并留住有趣的故事，讓大家可以分享知識，一起變得更加有力量。

        InfoQ：大家使用什么樣的工具來遠程協作？這些工具真得有用嗎？

        Lisette：簡單的工具比如即時消息，復雜的完整的協作平臺比如 Yammer，現在有幾百種工具，可以讓遠程工作富有成效。我們現在也在實驗和嘗試很多其他工具，比如：Sqwiggle、Trello、 Boardthing、Hangouts、Sococo、Second Life 等。它們都有自己的優勢和不足，不過總的來說技術層面總是比較簡單的。

        最重要的事情，是要選擇一組符合團隊需要的工具，然后不斷地調整讓它們適應團隊。然而，溝通比工具更重要。遠程工作需要積極溝通！

        有一種積極溝通的技巧，名為“大聲工作（Working out loud）”，就是要講述你的工作，讓別人都知道你做了什么。就其本質而言，這就是記錄你正在做的工作，然后讓與你一起工作的人們知道你在干什么。有很多 種不同方法可以實現這個目的，再次強調，選擇一種適合你的團隊的方法很重要。

        Elinor：如果一個團隊能夠達到自組織的水平，他們就一定能夠找到最適合自己的工具。但是我們知道，自 組織需要組織架構層面的配合。當你與幾個不同大陸的人一起，開發一些很重要的項目，而且能進入隨心所欲的狀態，那確實很容易提升提振士氣。不過，挑戰確實 存在，而且我們也不會掩飾這一點。

        管理人員可以提供很多支持，其中最好的做法，就是創建一種異步聊天機制。在這里，團隊成員可以放進去所有的東西，從新頁面的設計，到下個季度應 有的業務目標。你不必擔心郵件應該抄送給誰，而且也不會丟失任何上下文。還有一個額外的好處，編寫方針手冊的壓力也變小了，因為現在有記錄，可以搜索到最 新決策。

        Lisette： 保持簡單很重要。溝通應該簡單、頻繁，而且要輕量級。不管怎么做，焦點都要放在如何讓溝通更加高效，同時盡量減少摩擦。

        InfoQ：當人們在時間和空間都分散的團隊中工作時，他們都會使用什么樣的實踐？能給出一些例子嗎？

        Lisette： Spotify 的大部分團隊都是坐在一起的。然而，其中一個遠程團隊決定使用 Google Hangouts，團隊會一直開著它。團隊通過視頻互相聯系，麥克風會靜音。如果有人有問題，他們就會取消靜音。這讓他們覺得自己在同一個房間內工作。

        Elinor： Treehouse Learning 的一切事務都基于項目。如果你想啟動某項工作，就將其作為項目提出草案，然后識別出需要的角色，比如：設計一個新頁面，你可能需要一個開發人員、一個設計 師和一個數據分析人員。很多人會了解這個項目，也可以選擇接收通知，了解哪些新項目需要自己的技能。如果有足夠的人填充項目角色，項目就會往前推進。

        很多跨越多個時區的團隊，嘗試不同的工作安排時間表，讓團隊有盡量多的時間在一起工作。

        Lisette： 對于這種通過時間表覆蓋解決空間分散問題，我們還觀察到一個很有趣的方式，就是在 Sococo 的環境中。在 Sococo 里面，你可以在空間上設計一個虛擬辦公室，其地理分布由工作流決定。在規劃視圖中，你可以看到所有團隊成員，知道他們在哪個房間，或者他們在干什么。團隊 成員也可以很方便地開關視頻或麥克風，與個人或小組通話，分享屏幕。Agile Dimension 的 Billy Krebs 編寫了一套完整的分布式工具云圖，并運轉了一個分布式敏捷研究組（Distributed Agile Study Group）。

        Elinor：我們接觸過這樣一位管理人員，他設計了一個實驗：平常在一起工作的人們，在家呆上一整個星 期，然后嘗試像你平常一樣完成他們的工作。這么做的目的，是希望讓坐在一起的團隊成員能夠更多了解遠程團隊的感受。人們需要理解：要是覺得被排斥了，每個 人都會很敏感；而且對于坐在身邊的人，很容易就會投放更多注意力。

        有意識地制造真正的面對面接觸，這是很重要的實踐。我們訪談過一位遠程工作者，他為馬拉松提供技術支持。去辦公室的時候，與 CEO 見面的方法，是一起跑步。這對建立個人聯系非常有幫助，而且在業務策略層面，也能與高層保持對話。

        InfoQ：在遠程團隊中工作，需要具備哪些條件？是不是得有某些特定技能？這些東西可以學習嗎？

        Lisette： 從性格層面說，有些人喜歡在安靜的個人空間中工作，他們對此很敏感，而且產出更高，遠程 工作對他們來說至關重要。相反，喜歡社交、性格外向的遠程工作者，他們更適合于聯合工作空間（coworking），現在很多城市都有類似環境，而且有一 些全球目錄可以找到類似地方，比如 Sharedesk。知道自己是什么樣的人很有幫助，你就可以找到適合自己個性特點的解決辦法。

        不過，紀律這件事兒就沒那么容易了。你必須知道自己什么時候犯了拖延癥，然后要有意識地制止自己。有時候你得激勵自己挺過去，有時候不妨休息一下。你要有自知之明，同事知道什么樣的東西能夠激發自己。

        與之相關的是，工作空間也很重要。如果你想在家工作，需要考慮如何安排你的環境，滿足自己的工作要求。確保你有一個合適的工作空間，光線要好，還要能為視頻會議提供好的音質。如果你在外旅行，要保證了解在路上展開工作需要的技術需求，以及你能否具備相應的網絡連接。

        Elinor： 對于管理者，遠程團隊建設的基礎，是對慢慢涌現的產出的信任，以及對團隊成員的激勵。至于 學習能力，我們現在做的一些事情，在以前的職場中從未出現過。所以如果有人是某些特定方法論的“純粹主義者”，或者將某些宣言視為“天條”，一個字都不能 動，他們就會成為障礙，阻礙這個工作領域的演化。

        InfoQ：對于希望遠程工作的人們，你們能提供一些建議嗎？有什么事情是他們必須要做，或者不應該做的？

        Elinor： 每個人都應該有一種健康的荒謬感，知道事情總會出問題。我們提倡多用幾種方法。不要依賴特 定的技術，而是重點保證對話可以一直進行。在 2013 年 10 月那個通過病毒式傳播的 Stoos in Action 大會上，我們觀察到這一點。這個大會非常依賴 Google Hangouts，當大會將要開始直播時，系統因為要維護就掉線了！所以只能使用本地衛星開始會議，直到系統上線。

        Lisette： 團隊日程表中，確保既有正式時間，也有非正式時間。正式時間就是會議或是工作時段，有非常明確的安排。安排明確了，就可以快速而流暢地開始或結束工作。

        正式時間沒有為直覺和問題的有機產生留出余地……如果有人產生某些感覺，也沒有時間表達，無法讓其他人了解。非正式時間可以替代“飲水機時 間”，大家可以隨意聊天。遠程團隊采取虛擬咖啡或是虛擬午餐方式，可以達成同樣目的。如果整個團隊都是遠程的，你必須仔細考慮如何管理工作環境，讓人們產 生自發的聯系。我們將其稱為“設計的巧合（engineered serendipity）”。

        關于作者：

        書籍作者：Lisette Sutherland創立了多個在線協作社區，非常了解基于 web 的協作工具和線上社區管理。她的目標是讓最好的人一起工作，不受地域限制。她目前擔任 Happy Melly 的社區構建者（Community Builder），協調全球的市場工作，并組織整理世界各地的知識，將工作變為出色而令人滿意的體驗。

        主要貢獻者：Elinor Slomba將藝術與創業的世界聯結在一起，以深入理解創新必要的原則。她的家 在康涅提格州紐黑文市，與其他職業人士遠程協作，關注視覺藝術、行為藝術和文學藝術等多個領域，還有城市設計、軟件和其他技術領域。Elinor 將自己的藝術管理背景與民族志領域研究的調查、敏捷框架結合在一起，幫助創意十足的人們分享跨領域的模型，創造價值。

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